Getting Things Done – najczęstsze błędy okiem trenera

Przez Grudzień 29, 2016 Uncategorized
gtd_bledy

Autor: Robert Grzeluk, licencjonowany trener metody GTD

Jako trener i pasjonat GTD wykorzystuję każdą możliwość porozmawiania z ludźmi stosującymi ten system o ich codziennej praktyce i doświadczeniach. Bardzo często spotykam osoby, które poznały zasady GTD jedynie z artykułów w sieci, blogów, filmów na YouTube lub z książki. Niestety często popełniają błędy w prowadzeniu GTD wynikające z różnych interpretacji, niezrozumienia, narzuconych schematów postępowania przez oprogramowanie itd. Czasami błędy te prowadzą do uczucia frustracji i zniechęcenia, lub nawet do porzucenia metody GTD.

Mój artykuł ma na celu sprostowanie najczęstszych błędów które spotykam u użytkowników, aby mogli oni cieszyć się osobistą efektywnością bez stresu.

  • Używanie kontekstów tak jak tagów w internecie.

Użycie kilku tagów do wiadomości lub zdjęć w internecie jest całkowicie uzasadnione ponieważ ułatwia odnalezienie poszukiwanych informacji. Zastosowanie tej zasady do kontekstów jest błędem ponieważ w nadmierny sposób rozbudowuje nasz system GTD. Każde najbliższe działanie powinno mieć tylko jeden kontekst! Tworzenie kilku kontekstów np. @TELEFON – BIURO powoduje konieczność tworzenia nowych list co obciążą system i nie pozwala na szybkie korzystanie z niego.

  • Niedopasowanie systemu do realnej sytuacji w której funkcjonuje użytkownik.

Przy dużej ilości papierowych dokumentów, próba organizowania się elektronicznego skazana jest na porażkę, tak samo jak odwrotna sytuacja – tworzenie papierowych, dużych archiwów, których nie można nosić z sobą w przypadku pracy w terenie, poza biurem.

  • Umieszczanie w kalendarzu zbyt dużej ilości informacji oraz ustawianie zbyt dużej ilości powiadomień w elektronicznych kalendarzach.

Są osoby, które tak bardzo boją się przeoczyć jakiś termin, że ustawiają kilka powiadomień w kalendarzu dla jednego wydarzenia. Np. dla piątkowego deadline na napisanie raportu ustawiają przypomnienie w środę i czwartek. Dodatkowo zapisują „całodzienne wydarzenia” jako zaplanowane działania w określonej godzinie. Przy tak prowadzonym kalendarzu, smartfon lub Outlook co jakiś czas przerywa nam pracę powiadomieniami. Jest tego tak dużo, że zaczynamy odruchowo, bez czytania kasować te informacje. Kalendarz staje się wtedy narzędziem do którego tracimy zaufanie, więc stopniowo staje się coraz mniej użyteczny.

  • Rezygnacja z przeglądów tygodniowych.

Początkujący użytkownicy GTD nie czują bezpośrednich korzyści płynących z przeglądów tygodniowych. Mają wrażenie, że panują nad całym systemem, dlatego szybko rezygnują z przeglądu, a nawet nie zaczynają wykorzystywać tego procesu. System przestaje być aktualny, zaczyna panować w nim coraz większy chaos..

  • Utrzymywanie na liście Projekty, projektów w stosunku do których w najbliższym czasie nie będą wykonywane  żadne czynności .

Postępując w ten sposób lista projektów staje się bardzo długa i trudna do przeanalizowania (taki projekt powinien zostać przesunięty na  listę Kiedyś/Może)

  • Zapisywanie w kalendarzu spraw, które chcielibyśmy wykonać danego dnia i przesuwanie ich na następne dni.

Brak konsekwencji w wykonywaniu zaplanowanych działań określonego dnia i przesuwanie w kalendarzu na inny termin bez dobrego uzasadnienia, spowoduje stratę zaufania do siebie samego. Przesunięte zadanie będzie podlegało prokrastynacji i prawdopodobnie bardzo długo nie zostanie wykonane, prowadząc do nieporządku i frustracji.

Unikanie powyższych błędów pozwoli na sprawne wdrożenie metody GTD. Powodzenia!



Mogą Ci się spodobać również:

Zasada OZ

Przez Wrzesień 9, 2016 Zarządzanie
recewkoronie

CZĘŚĆ 1
OSIĄGANIE REZULTATÓW DZIĘKI POSTAWIE WSPÓŁODPOWIEDZIALNOŚCI (ACCOUNTABILITY)

We wszystkich częściach świata ludzie i organizacje nieustannie zmagają się z poczuciem bezradności i bezsilności u innych, z postawą interesowania się tylko sobą i „własnym podwórkiem”.
Osoby, które przyjmują na siebie odpowiedzialność za uczynienie pewnych rzeczy lepszymi, przechodzą z pozycji „bycia ofiarą” do umiejętności pokonywania przeszkód, radzenia sobie z problemami i pozyskiwania zupełnie nowych kompetencji. Czytaj Więcej



Mogą Ci się spodobać również:

„Mecz można wygrać, przegrać lub zremisować”

Przez Lipiec 5, 2016 Zarządzanie

Full length of mid adult businessman kicking soccer ball isolated over white background

„Mecz można wygrać, przegrać lub zremisować”  dotyczy to również motywacji Twojego zespołu. Zespół można bowiem zmotywować, zdemotywować lub pozostawić motywację na obecnym poziomie. Czytaj Więcej



Mogą Ci się spodobać również:

Letnia Akademia Menedżerów

Przez Czerwiec 22, 2016 Efektywność osobista

W odpowiedzi na rosnące zapotrzebowanie na szkolenia menedżerskie,  postanowiliśmy rozszerzyć ofertę o wakacyjne kursy przeznaczone dla kadry zarządzającej. Letnia Akademia Menadżerów  składa się z dwóch licencjonowanych programów: Partners in Leadership, który koncentruje się na tworzeniu współodpowiedzialności (accountability) za Czytaj Więcej



Mogą Ci się spodobać również:

„Niosę cegłę” czy „buduję katedrę”?

Przez Kwiecień 20, 2016 Efektywność osobista, Kultura organizacyjna, Zarządzanie, Zarządzanie zmianą

Image converted using ifftoany

9 na 10 pracowników przyznaje, że zmyśla usprawiedliwienia, aby uniknąć oskarżeń o błędy i niedociągnięcia. 88 proc. szuka okazji do zrzucenia winy na innych, a 63 proc. próbuje przeczekać trudną sytuację, kiedy ta już się pojawi. Autorzy książki „Zasada Oz” podpowiadają jak poradzić sobie z tą sytuacją. Czytaj Więcej



Mogą Ci się spodobać również:

Zysk ze współodpowiedzialności

Przez Marzec 15, 2016 Kultura organizacyjna

Close-up Of Businessman Hands Protecting Paper Cutout People At Desk

93 proc. pracowników przyznaje, że wymyśla historie, mające pomóc w uniknięciu oskarżeń o błędy i niedociągnięcia. 88 proc. szuka okazji do zrzucenia winy na innych, a 70 proc. kieruje się zasadą: jeśli nie rozumiem jakiegoś problemu lub sytuacji, to nikt nie może wymagać, żebym coś zrobił, tak wynika z badań przedstawionych przez Partners in Leadership, międzynarodową firmę doradczą i szkoleniową.  Czytaj Więcej



Mogą Ci się spodobać również:

Od demotywacji do motywacji

Przez Styczeń 28, 2016 Zarządzanie

boss controlling a worker with a remote controlNiesprawiedliwe traktowanie, mikrozarządzanie i postawa „jako szef wiem lepiej” to trzy największe demotywatory pracowników.

W firmach trwa zażarta walka o talenty. Polujemy na nie, obiecujemy poza dobrym wynagrodzeniem pracę w otwartym, dynamicznym i ambitnym zespole. Kusimy możliwością współtworzenia swojego miejsca pracy i szybkiego awansu. Zatrudniamy – a potem zaczynamy skutecznie demotywować. Od ponad 20 lat prowadzę szkolenia dla pracowników różnych szczebli organizacji. Zetknęłam się podczas nich z ponad 10 tys. osób. Wiele uczestników zaufało mi i podzieliło się swoimi odczuciami z miejsca pracy. Na tej podstawie utworzyłam subiektywną listę zachowań przełożonych, które najbardziej demotywują pracowników. Oto one:  Czytaj Więcej



Mogą Ci się spodobać również:

Klucz do utrzymania kontroli

Przez Styczeń 12, 2016 Efektywność osobista

/fot.: fotolia.com/

Okres noworoczny nastraja nas do snucia planów, pojawiają się w naszych głowach postanowienia zawodowe i te prywatne. Chcemy wejść z nowym rokiem w nowe życie. Niestety wiele z postanowień, choć ważnych dla nas, nigdy nie zostanie zrealizowanych. Zamiast tego, tuż po przerwie świąteczno-noworocznej wpadamy w wir pracy i codziennych obowiązków. Czytaj Więcej



Mogą Ci się spodobać również:

Tu zaszła zmiana…?

Przez Grudzień 28, 2015 Efektywność osobista
2e1ax_default_entry_Fotolia_54491875_L

Lepszego Nowego Roku – życzymy sobie często nawzajem wznosząc noworoczne toasty. I chcemy wierzyć, nie wchodząc w szczegóły, że tak właśnie będzie. Niektórzy idą dalej. Spisują listy noworocznych obietnic, które nierzadko gruntownie zmieniają w brzmieniu granice dzisiejszego status quo: będę lepszym przyjacielem, skutecznym liderem, szanowanym ekspertem… Czytaj Więcej



Mogą Ci się spodobać również:

Jak skutecznie wprowadzać zmiany?

Przez Czerwiec 11, 2015 Zarządzanie
Discussing sketch

Zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym nieustannie napotykamy problemy, na których rozwiązanie, pomimo bogatej wiedzy i doświadczenia, nie mamy wpływu. Nieprzerwanie szukamy sposobu, by móc zapanować nad tym, co nas otacza. Jednak bez względu na to czy chcemy zmotywować zespół do większego zaangażowania, staramy się ukończyć projekt w terminie, czy walczymy o nieprzekraczanie domowego budżetu, często brakuje nam umiejętności, by nakłonić siebie lub innych do zmiany zachowania.

Czytaj Więcej



Mogą Ci się spodobać również: